Cómo planificar rutas de reparto HORECA: ventanas horarias, accesos y volumen variable

Resumen: El reparto a hostelería tiene tres particularidades que ninguna hoja de cálculo resuelve bien: ventanas horarias estrechas, clientes con restricciones de acceso y pedidos que cambian de volumen cada día. Este artículo explica cómo afectan a la planificación y qué decisiones tomar para que las rutas sean viables desde el primer minuto de la mañana.

Tabla de contenidos

• Por qué HORECA no es un reparto ordinario
• Ventanas horarias: el factor que dicta el orden de las paradas
• Restricciones de acceso: zonas de carga, patios y porteros
• Volumen variable: cuando el pedido de ayer no sirve para hoy
• Cómo ordenar una ruta HORECA paso a paso
• Errores frecuentes en la planificación de este tipo de reparto
• Qué necesita la herramienta que uses

Por qué HORECA no es un reparto ordinario

Un bar o restaurante no recibe mercancía cuando le viene bien al conductor: tiene su propia operativa, su cocinero necesita el género antes del servicio del mediodía y su zona de descarga puede estar bloqueada si llegas tarde o demasiado pronto.

Eso convierte cada parada HORECA en una parada con condiciones. No es solo una dirección en el mapa: es una dirección, una franja de tiempo válida, un tipo de acceso y un volumen de bultos que puede multiplicarse o reducirse a la mitad según el día de la semana.

El resultado, cuando la planificación no tiene en cuenta estas variables, es siempre el mismo: conductores que llegan fuera de horario, entregas rechazadas, llamadas para renegociar y una segunda vuelta que encarece la ruta.

Ventanas horarias: el factor que dicta el orden de las paradas

En un reparto HORECA estándar, entre el 60 % y el 80 % de los clientes tienen una ventana horaria de entrega de menos de dos horas. El ejemplo más habitual: antes de las 11:00 si el local abre a mediodía, o entre las 07:00 y las 09:30 para bares de desayuno.

La ventana horaria no es una preferencia del cliente: es el momento en que hay alguien para recibir la mercancía y el acceso está libre.

Esto cambia la lógica de ordenación de las paradas. En un reparto estándar, el criterio principal es la distancia o el tiempo de conducción. En HORECA, el primer criterio es la ventana horaria: hay que colocar primero las paradas con ventana más temprana o más estrecha, y construir el resto de la ruta alrededor de ellas.

Si usas un optimizador de rutas, asegúrate de que las ventanas horarias son un dato de entrada, no un filtro posterior. Un optimizador que calcula la ruta por distancia y luego te pide que ajustes a mano los horarios no resuelve el problema: lo desplaza.

Puedes ver en detalle cómo las ventanas horarias afectan el orden de cada parada en este artículo sobre ventanas horarias en rutas de reparto.

Restricciones de acceso: zonas de carga, patios y porteros

El segundo factor que diferencia el reparto HORECA es el acceso físico al punto de entrega. Aquí hay tres escenarios habituales:

• Zona de carga en calle con tiempo limitado. Muchas ciudades tienen plazas de carga reservadas con tiempo máximo de 30 minutos. Llegar fuera del horario de carga implica buscar aparcamiento alternativo, lo que añade entre 5 y 15 minutos por parada.
• Acceso por patio o entrada de servicio. Algunos hoteles y restaurantes grandes solo permiten la entrega por una puerta trasera con horario restringido. Si el conductor llega a la puerta principal, la entrega no se puede hacer.
• Dependencia de una persona. En bares pequeños, el responsable de recibir mercancía es el propio dueño. Si no está, no hay entrega. Esto es especialmente frecuente en lunes y en días de apertura tardía.

Estos datos no viven en el mapa: viven en el historial de cada cliente. El planificador necesita tenerlos a mano antes de ordenar la ruta, no cuando el conductor ya está delante de la puerta.

La práctica más efectiva es registrar estos detalles en la ficha del cliente dentro del software de rutas y que el conductor los vea en el móvil antes de llegar a cada parada. Así no hay llamadas de última hora para preguntar por dónde se entra o a quién hay que avisar.

Volumen variable: cuando el pedido de ayer no sirve para hoy

Un distribuidor de bebidas que reparte a 40 bares puede tener un martes con pedidos medios de 8 cajas por cliente y un viernes con pedidos de 20 o más, porque los locales se aprovisionan antes del fin de semana.

Ese cambio de volumen afecta directamente a:

• La capacidad del vehículo. Una ruta que cabe en una furgoneta el martes puede necesitar un camión o dos viajes el viernes.
• El tiempo en cada parada. Descargar 20 cajas lleva el doble o el triple que descargar 8. Si el tiempo estimado de parada no se ajusta al volumen real, la ruta pierde toda validez desde la segunda parada.
• El número de rutas necesarias. Algunos días se pueden cubrir cinco zonas con cuatro conductores. Otros días, con el mismo personal, hay que redistribuir o dejar paradas para el día siguiente.

Un plan de rutas HORECA que no incorpora el volumen de pedido del día como variable activa no es un plan: es una estimación.

La planificación diaria tiene que partir del pedido confirmado, no de una media histórica. Eso significa que el cierre de pedidos y la generación de rutas tienen que ir conectados, ya sea mediante integración con el ERP o mediante importación directa de los pedidos del día.

Más sobre cómo conectar el sistema de pedidos con la planificación de rutas en este artículo sobre integración de software de rutas con ERP.

Cómo ordenar una ruta HORECA paso a paso

Este es el flujo operativo que funciona para la mayoría de distribuidores con entre 2 y 10 rutas diarias a clientes de hostelería:

1. Cierra los pedidos del día con un corte claro (por ejemplo, a las 08:00 o antes de las 20:00 del día anterior).
2. Importa los pedidos al planificador con el volumen real de cada parada.
3. Asigna cada parada al vehículo con capacidad adecuada para ese volumen.
4. Introduce o confirma las ventanas horarias y las restricciones de acceso de cada cliente.
5. Ordena la ruta con el optimizador respetando las ventanas horarias como restricción fija.
6. Revisa manualmente las paradas con restricciones de acceso especiales que el optimizador puede no conocer.
7. Envía la ruta al conductor con toda la información: orden, horarios, accesos y observaciones de cada cliente.

El objetivo del paso 6 no es desconfiar del optimizador: es que hay información cualitativa sobre el cliente que todavía vive en la cabeza del planificador y hay que volcarla al conductor antes de que salga.

Errores frecuentes en la planificación de este tipo de reparto

• Ordenar por distancia sin considerar ventanas horarias. La ruta más corta en kilómetros no siempre es la más viable si los horarios de entrega no están alineados con el recorrido.
• Usar tiempos de parada fijos para todos los clientes. Un bar pequeño y un hotel con entrada de servicio no tienen el mismo tiempo de descarga. Usar 10 minutos por parada en todos los casos descuadra la ruta entera.
• No registrar las incidencias de acceso. Si el conductor no puede entrar por la puerta trasera un martes, ese dato tiene que quedar registrado para que no se repita el miércoles. Sin registro sistemático, el error se repite.
• Planificar con pedidos estimados en lugar de pedidos confirmados. El volumen real puede diferir entre un 20 % y un 50 % respecto a la media histórica en días punta o tras festivos.
• No tener plan para las entregas fallidas. En HORECA, la tasa de entrega fallida por ausencia del receptor o por acceso cerrado puede estar entre el 5 % y el 12 %. Sin un protocolo claro, el conductor improvisa y el día se descontrola.

La gestión de lo que ocurre cuando una entrega falla es tan importante como la planificación previa. Puedes ver cómo gestionarlo en este artículo sobre incidencias de entrega en tiempo real.

Qué necesita la herramienta que uses

No toda herramienta de rutas está preparada para el reparto HORECA. Estas son las funciones que tienen que estar presentes antes de ponerte a planificar:

• Ventanas horarias como restricción real, no como anotación manual.
• Capacidad de vehículo por peso o volumen, actualizada con los pedidos del día.
• Tiempos de parada variables según el cliente o el volumen de entrega.
• Ficha de cliente con observaciones de acceso visibles para el conductor en el móvil.
• App del conductor que funcione sin conexión, porque los sótanos, patios interiores y zonas de carga con mala cobertura son parte del día a día en hostelería.
• Registro de prueba de entrega con firma o foto, para cerrar el albarán en el momento.

Si la herramienta que usas ahora te obliga a trabajar fuera de ella para gestionar alguno de estos puntos, estás asumiendo un coste operativo que no aparece en ninguna factura pero que se acumula cada día en llamadas, correcciones y segundas vueltas.

En Rowan Routes puedes planificar rutas HORECA con ventanas horarias, capacidades y observaciones de cliente integradas desde el primer paso, y el conductor lleva todo en el móvil aunque pierda cobertura. Si repartes a bares y restaurantes y todavía gestionas las rutas con papel o Excel, el siguiente paso es ver cómo funciona en la práctica.