TMS para pequeñas empresas de distribución: modelos de precio y coste real

Resumen: Si tienes entre 2 y 15 conductores, el precio de un TMS varía mucho según cómo el proveedor cuente lo que usas. Este artículo describe los tres modelos de precio más comunes, qué se esconde en la letra pequeña y qué preguntas hacerle a cualquier proveedor antes de firmar.

Tabla de contenidos

• Por qué el precio de lista no es el precio real
• Los tres modelos de precio habituales
• Costes que no aparecen en el plan base
• Cómo calcular el coste real por ruta
• Qué preguntar antes de contratar
• Qué modelo encaja con una distribuidora de menos de 15 conductores

Por qué el precio de lista no es el precio real

La mayoría de los TMS para pymes anuncian tarifas que arrancan entre 30 y 150 euros al mes. El problema es que ese número casi nunca incluye todo lo que vas a usar el primer mes.

La integración con tu ERP puede costar un extra. La app del conductor puede ser otro módulo. El soporte por teléfono, también. Y si creces de seis a diez conductores en verano, tu cuota puede subir de forma automática aunque no hayas pedido nada nuevo.

Para una distribuidora pequeña, esa diferencia entre el precio anunciado y el coste operativo real puede suponer entre un 40 % y un 80 % más sobre la tarifa base, según cómo esté estructurado el plan.

Antes de comparar precios, necesitas saber qué métrica usa el proveedor para cobrarte.

Los tres modelos de precio habituales

Por conductor o por usuario

Es el modelo más extendido. Pagas una cuota fija mensual por cada conductor que usa la app o por cada usuario que accede a la plataforma.

Ventajas:

• Fácil de entender y de prever en el presupuesto
• Escala de forma lineal: añadir un conductor tiene un coste conocido

Inconvenientes:

• Si tienes conductores eventuales o estacionales, pagas por ellos aunque solo trabajen diez días al mes
• Algunos proveedores distinguen entre usuarios “activos” y “totales”, con definiciones distintas según el contrato

Rango orientativo en el mercado español: entre 15 y 50 euros por conductor y mes, dependiendo de las funcionalidades incluidas.

Por ruta o por pedido

Pagas en función del número de rutas planificadas o de pedidos gestionados, independientemente de cuántos conductores tengas.

Ventajas:

• Puede resultar más económico si tu flota es estable pero tu volumen de pedidos varía mucho
• Pagas más solo cuando trabajas más

Inconvenientes:

• Si tu operativa es constante, el coste mensual puede ser menos predecible
• El concepto de “ruta” no está definido igual en todos los sistemas: ¿una ruta con 30 paradas cuenta igual que una con 5?

Rango orientativo: entre 0,10 y 1,50 euros por ruta o pedido, con mínimos mensuales que suelen rondar los 50-100 euros.

Por volumen o por parada

Menos frecuente pero presente en herramientas orientadas a última milla. El precio depende del número total de paradas o entregas gestionadas al mes.

Ventajas:

• Alinea el coste directamente con la actividad real
• Útil si tienes muchos conductores pero baja frecuencia de entrega

Inconvenientes:

• Las distribuidoras con alta densidad de paradas (HORECA, droguería) pueden pagar más de lo esperado
• Los intentos fallidos de entrega a veces cuentan como parada aunque no se entregue nada

Costes que no aparecen en el plan base

Estos son los que marcan la diferencia entre una comparativa de papel y el gasto real a los seis meses:

• Integración con ERP o software de facturación: muchos proveedores la cobran como servicio adicional o la limitan a sus propios conectores nativos. Si usas Sage, un ERP propio o simplemente importas CSV, pregunta qué incluye la tarifa y qué no.
• Onboarding y formación: algunos planes de entrada no incluyen sesiones de configuración. Si nadie de la empresa os ayuda a montar las rutas el primer día, el tiempo que pierde tu equipo tiene un coste real aunque no aparezca en la factura.
• Soporte técnico: el soporte básico suele ser por correo con tiempos de respuesta de 24-48 horas. El soporte por teléfono o con gestor asignado casi siempre es un plan superior.
• Almacenamiento de albaranes y pruebas de entrega: firmas digitales, fotos y documentos tienen un volumen. Algunos planes limitan el historial a 30 o 90 días; guardar más tiempo cuesta extra.
• Actualizaciones y versiones: comprueba si las nuevas funciones se incluyen automáticamente en tu plan o si solo las reciben los planes más caros.

Cómo calcular el coste real por ruta

Una forma sencilla de comparar proveedores con modelos distintos es reducirlo todo a un único número: coste por ruta completada al mes.

1. Suma la cuota mensual base más todos los módulos que vas a necesitar desde el primer día.
2. Añade el coste de integración dividido entre los 24 meses del contrato habitual.
3. Divide el total entre el número medio de rutas que cierras al mes.

Ejemplo: Si pagas 120 euros al mes por 4 conductores, más 30 euros de módulo de albaranes digitales, más 600 euros de integración con Sage amortizados en 24 meses (25 euros/mes), tu coste mensual real es 175 euros. Si cierras 80 rutas al mes, el coste por ruta es 2,19 euros.

Ese número te permite comparar con cualquier otro proveedor, independientemente del modelo que usen para facturarte.

Si quieres profundizar en cómo medir el coste real de cada ruta en tu operativa, este artículo sobre analítica de costes por ruta de distribución explica los factores que hay que incluir.

Qué preguntar antes de contratar

Estas preguntas sirven para cualquier proveedor, antes de pedir una demo o firmar un contrato:

• ¿La app del conductor está incluida en el plan base o es un módulo aparte?
• ¿Qué pasa si tengo un conductor eventual que trabaja solo 10 días al mes, pago el mes entero?
• ¿El límite de rutas o paradas es mensual o diario?
• ¿La integración con mi software de facturación está incluida o tiene coste adicional?
• ¿Cuánto tiempo se guardan las pruebas de entrega y los albaranes firmados?
• ¿El precio varía si crezco de 5 a 8 conductores durante la campaña de verano?
• ¿Qué incluye el soporte: solo correo, también teléfono, hay un gestor asignado?
• ¿Hay permanencia mínima o puedo cancelar mes a mes?

Una respuesta vaga a cualquiera de estas preguntas es información útil por sí sola.

Si quieres entender primero qué funciones necesitas antes de comparar precios, el artículo sobre qué hace un TMS para pymes de distribución lo desglosa sin tecnicismos. Y si ya estás en fase de comparar opciones concretas, este marco práctico para comparar software de rutas para pymes puede ayudarte a ordenar las opciones.

Qué modelo encaja con una distribuidora de menos de 15 conductores

No hay una respuesta única, pero sí hay patrones claros según el tipo de operativa:

Si tienes una plantilla estable y pocas variaciones estacionales, el modelo por conductor suele ser el más predecible. Sabes lo que pagas cada mes y puedes planificarlo como cualquier otro gasto fijo.

Si tu volumen de pedidos varía mucho a lo largo del año pero tu equipo no cambia, el modelo por ruta o por pedido puede resultar más ajustado a tu actividad real, siempre que los mínimos mensuales no anulen la ventaja.

Si repartes en sectores con alta densidad de paradas (HORECA, droguería, ferretería), ten cuidado con el modelo por parada: una ruta urbana con 25 clientes puede salirte más cara de lo que parece en el simulador de precio.

En todos los casos, la variable que más distorsiona la comparativa no es el precio por conductor sino los módulos que necesitas desde el día uno. Una herramienta que incluye la app del conductor, las pruebas de entrega digitales y al menos un conector de integración en el plan base suele resultar más económica en la práctica que una tarifa de entrada baja con todo lo relevante como extra.

Si quieres ver cómo encaja Rowan Routes en tu operativa concreta, puedes solicitar una demo en rowanroutes.com y revisar juntos qué módulos necesitas desde el primer día.